Aller au contenu
L’Ostéopathe
Commencer

Fonctionnalités

Disponible

Des rappels de rendez-vous qui partent seuls

Les rappels de rendez-vous par e-mail de L’Ostéopathe préviennent vos patients la veille, puis quelques heures avant la séance, avec un lien pour confirmer ou annuler. Un créneau annulé part vers la liste d’attente.

Essayer 14 jours gratuitementVoir les offres
  • Dès Solo, 29 € TTC par mois
  • Essai de 14 jours sans carte bancaire
  • Sans engagement
Rappels par e-mail dans L’Ostéopathe · données fictives

Le parcours d’un rappel, de la réservation à la séance

Nuit21 h–7 h 30RéservélundiVeille18 hJour J8 h 30Séance10 h 30ConfirmerAnnulerConfirmé dans l’agendaListe d’attente prévenue1234
Exemple : un rendez-vous pris le lundi pour le mercredi à 10 h 30, avec les réglages par défaut.

  1. Planifiés dès la réservation — Les rappels se programment au moment où le rendez-vous est pris, dans l’agenda ou en ligne. Un rendez-vous déplacé reçoit de nouveaux rappels ; un rendez-vous annulé n’en reçoit plus.

  2. La veille à 18 h — Premier rappel, par e-mail, selon les coordonnées et les choix du patient. L’heure se règle entre 7 h et 21 h ; pour un rendez-vous pris trop tard pour ce rappel, seul celui du jour même part.

  3. Le jour même, 2 h avant — Second rappel : celui-ci ne part jamais entre 21 h et 7 h 30. Pour une séance à 8 h, il part à 7 h 30. Si les deux rappels tombent à moins d’une heure d’écart, un seul part.

  4. Confirmer ou annuler — Le lien ouvre une page simple. La confirmation s’affiche dans l’agenda ; l’annulation libère le créneau, vous est signalée et prévient la liste d’attente.

Les réglages des rappels et leur valeur par défaut

Paramètres › Rappels & agenda dans L’Ostéopathe (état au 20 octobre 2026). Seul le titulaire modifie ces réglages.
CritèrePar défautCe que vous réglez
Rappel de la veille18 hL’heure d’envoi, de 7 h à 21 h, ou désactivé
Rappel du jour même2 h avant1, 2, 3, 4, 6 ou 12 h avant, ou désactivé
Rappel du jour même tombant la nuitReporté à 7 h 30 (rien entre 21 h et 7 h 30)Non réglable
Rappel sur chaque nouveau rendez-vousActivéRendez-vous par rendez-vous
Annulation en ligneJusqu’à 24 h avantLe délai, ou désactivée
Liste d’attenteAutomatique, 3 patients à la foisAutomatique ou manuelle, taille des vagues
Validité d’une proposition2 hLa durée, et le délai minimal avant le créneau

Paramètres › Rappels & agenda dans L’Ostéopathe (état au 20 octobre 2026). Seul le titulaire modifie ces réglages. · Un même texte sert aux deux rappels ; le lien de confirmation y est obligatoire et le motif n’y figure jamais.

Des rappels sobres, qui partent tout seuls

  • Un texte, des variables

    Prénom, date, heure, praticien, cabinet, adresse, lien : un aperçu du message avec un patient fictif.

  • Votre nom d’expéditeur

    Vos patients voient le nom du cabinet comme expéditeur de l’e-mail, réglé dans Paramètres › Communications.

  • L’état de chaque rappel

    Sur le rendez-vous : prévu, envoyé, ou non envoyé avec la raison (coordonnées manquantes, refusé par le patient, trop proche…).

  • Les réponses des patients

    Confirmations, annulations et créneaux repris s’affichent dans « Réponses des patients » et sur l’écran Aujourd’hui.

  • Revérifié avant l’envoi

    Au moment de partir, chaque rappel revérifie l’heure du rendez-vous, son statut et les choix du patient ; un échec d’envoi est retenté.

  • Le choix du patient

    Chaque patient peut refuser les rappels, depuis la page du lien ou sur sa fiche de rendez-vous ; L’Ostéopathe respecte ce choix.

Mettre en place les rappels en quatre étapes

  1. Vérifier les canaux

    Dans Paramètres › Rappels & agenda, la carte Canaux indique si l’envoi des e-mails est actif, et le nom d’expéditeur utilisé.

  2. Choisir les moments

    Activez la veille et le jour même, avec l’heure et le délai qui conviennent à votre patientèle.

  3. Relire le message

    Adaptez le texte si vous le souhaitez et vérifiez l’aperçu ; le lien reste obligatoire, le motif n’apparaît jamais.

  4. Régler annulation et liste d’attente

    Fixez jusqu’à quand un patient peut annuler par le lien, puis le mode de proposition des créneaux libérés : automatique ou manuel.

Que doit contenir un rappel de rendez-vous ?

Le minimum utile, et rien de médical. Un rappel s’affiche souvent sur l’écran verrouillé d’un téléphone et peut être lu par un proche ; le secret professionnel s’impose à l’ostéopathe (Code pénal, art. 226-13 (nouvel onglet)). L’e-mail proposé par L’Ostéopathe, modifiable, a pour objet « Rappel : votre rendez-vous du {date} à {heure} » et pour texte :

« Bonjour {prénom}, nous vous rappelons votre rendez-vous le {date} à {heure} avec {praticien}. {cabinet}, {adresse}. Merci de confirmer votre présence, ou d’annuler si vous avez un empêchement : {lien} »

La page ouverte par le lien montre le prénom, la date, l’heure, le praticien, l’adresse et le téléphone du cabinet. Jamais le motif, jamais une note. Si le rendez-vous a changé d’horaire depuis l’envoi, la page l’indique et montre le nouvel horaire.

Faut-il l’accord du patient pour lui envoyer un rappel ?

L’Ostéopathe n’envoie que des messages liés au rendez-vous que le patient a pris : ni promotion, ni lettre d’information. Les règles de consentement préalable que décrit la CNIL pour la prospection par e-mail et SMS (nouvel onglet) visent la publicité et le démarchage : si vous envisagez ce type de message, elles s’appliquent. Pour les rappels, chaque patient garde la main : il peut les refuser à tout moment, et un patient qui réserve en ligne choisit lui-même de recevoir un rappel.

Les rappels réduisent-ils les rendez-vous non honorés ?

Nous ne publions pas de chiffre que nous n’avons pas mesuré. Le rappel la veille, la possibilité d’annuler en deux clics et la reprise du créneau par la liste d’attente sont trois leviers distincts : notre guide Moins de rendez-vous non honorés les détaille, et le calculateur du coût des absences chiffre ce que représentent vos propres absences.

Sources

Textes et pages officielles consultés pour rédiger cette page.

  1. [1]La prospection commerciale par courrier électronique, SMS-MMS et automate d’appelCNIL · cnil.fr · consulté le 20 octobre 2026
  2. [2]Code pénal, article 226-13 (secret professionnel)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 20 octobre 2026
  3. [3]Référentiel relatif aux traitements de données personnelles des cabinets médicaux et paramédicaux (délibération n° 2020-081)CNIL · cnil.fr · consulté le 20 octobre 2026

Questions fréquentes

Les rappels partent-ils par SMS ?

Non. Les rappels partent par e-mail ; ils sont inclus dans Solo et Cabinet, et pendant les 14 jours d’essai.

Que contient exactement un rappel ?

La date et l’heure du rendez-vous, le nom du cabinet et du praticien, et le lien pour confirmer ou annuler ; l’adresse peut s’ajouter dans l’e-mail. Jamais le motif, ni aucune information de santé : un rappel peut être lu par un proche. Le texte se modifie, mais le lien y reste obligatoire.

Le patient peut-il ajouter le rendez-vous à son agenda ?

Oui. L’e-mail de confirmation d’une réservation en ligne contient l’invitation à ajouter le rendez-vous à son agenda (fichier .ics), que Google Agenda, Apple Calendrier et Outlook savent ouvrir. Chaque rappel par e-mail joint aussi cette invitation, à l’heure à jour, y compris pour un rendez-vous pris par le cabinet : si le patient l’a déjà ajouté depuis un précédent e-mail du cabinet, son agenda le met à jour au lieu de créer un doublon. Il n’y a pas d’invitation pour un rendez-vous d’une série récurrente ou sur une journée entière.

Quand les rappels partent-ils ?

Par défaut la veille à 18 h, puis le jour même 2 heures avant le rendez-vous. Le rappel de la veille part à l’heure que vous choisissez, entre 7 h et 21 h. Celui du jour même ne part jamais entre 21 h et 7 h 30 : pour une séance à 8 h, il part à 7 h 30. Un rendez-vous pris trop tard pour le rappel de la veille reçoit seulement celui du jour même.

Comment le patient annule-t-il ?

Par le lien du rappel, jusqu’au délai que vous avez fixé, 24 heures avant par défaut. Le créneau se libère dans l’agenda, l’annulation vous est signalée et la liste d’attente peut prendre le relais. Passé le délai, la page invite le patient à appeler le cabinet.

Peut-on désactiver le rappel pour un patient ?

Oui, de deux façons. Sur la fiche du rendez-vous, l’interrupteur « Rappels automatiques » le coupe pour ce rendez-vous. Pour un patient, ses préférences indiquent les canaux qu’il accepte ; il peut aussi refuser un canal lui-même depuis la page du lien. Le choix est enregistré et respecté aux envois suivants.

Les rappels réduisent-ils vraiment les absences ?

Nous ne publions pas de chiffre que nous n’avons pas mesuré. Notre guide Moins de rendez-vous non honorés présente les leviers, dont le rappel la veille et l’annulation facile, et le calculateur du coût des absences estime ce que vos absences vous coûtent.

Pour aller plus loin

L’Ostéopathe, logiciel pour ostéopathes

Le cabinet, enfin aligné.

Dossier patient, consultation, schéma corporel, agenda et notes d’honoraires conformes. Avec Solo et Cabinet, Theo prépare vos brouillons.

Essayer 14 jours gratuitementVoir les offres
  • Dès Solo, 29 € TTC par mois
  • Essai de 14 jours sans carte bancaire
  • Sans engagement