Le logiciel du cabinet de groupe, où chacun garde sa place

Quel logiciel pour un cabinet de groupe d’ostéopathes ?

Un logiciel pensé pour un praticien seul se partage mal : un seul identifiant pour tout le monde, des factures au nom du titulaire, aucune trace de qui a ouvert quel dossier. Un logiciel de cabinet de groupe doit au minimum offrir :

• un compte par personne, avec un rôle qui limite ce qu’elle voit ;
• un agenda partagé, où chacun garde sa colonne et où le secrétariat voit tout le monde ;
• des notes d’honoraires au nom de chaque praticien, puisque chacun exerce en libéral sous son propre nom ;
• une trace des accès, pour répondre à un patient qui demande qui a consulté son dossier ;
• des chiffres par praticien, utiles pour répartir des frais communs ou suivre l’activité d’un collaborateur.

L’offre Cabinet réunit tout cela. Le nombre de praticiens inclus (3) et le prix d’un praticien supplémentaire sont sur la page Tarifs ; les fonctions d’agenda, de rappels et de réservation en ligne sont les mêmes que pour un praticien seul, voir l’agenda et le multi-cabinet.

Les praticiens d’un même cabinet peuvent-ils partager les dossiers ?

Dans L’Ostéopathe, les dossiers d’un cabinet sont par défaut accessibles aux praticiens et aux assistants du cabinet : c’est ce qui permet la continuité quand un confrère ou un remplaçant reçoit le patient. Ce partage n’est pas anodin. Le secret professionnel s’impose à chacun (Code pénal, art. 226-13 (nouvel onglet)). L’article L1110-4 du Code de la santé publique, qui organise le partage d’informations entre professionnels de santé, s’applique de façon incertaine aux ostéopathes exclusifs. La prudence consiste à informer vos patients de l’organisation du cabinet et à restreindre les dossiers sensibles.

Le RGPD demande aussi de savoir qui est responsable du traitement : chaque praticien, ou la structure qui exploite le cabinet. Le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux (nouvel onglet) sert de repère, même si les ostéopathes n’y sont pas cités : il prévoit par exemple une conservation du dossier de 20 ans après la dernière prise en charge.

Comment chaque praticien facture-t-il à son nom ?

Chaque membre a son profil de praticien : nom et titre, RPPS, SIRET, statut juridique, mentions additionnelles. La note d’honoraires reprend le profil de celui qui a réalisé la séance, et le fige à l’émission, avec l’en-tête du lieu et le lieu de la séance ; « EI » suit le nom d’un entrepreneur individuel.

Par défaut, les praticiens partagent la série du cabinet, continue et sans trou. Si vous facturez chacun en votre nom, le titulaire donne à chacun sa propre série dans Paramètres › Facturation, carte « Numérotation par praticien » : préfixe à ses initiales, numéros continus, par exemple CM-2026-00001. Ses notes suivantes y sont numérotées ; les numéros déjà émis ne changent pas. Le BOFiP admet des séries distinctes lorsque les conditions d’exercice le justifient, et demande une séquence propre à chaque assujetti quand un tiers établit ses factures (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10, § 80 et 120 (nouvel onglet)) : une règle des factures au sens fiscal, et une bonne pratique pour des notes de soins. Chaque praticien indique aussi son diplôme sur ses documents (décret n° 2007-435, art. 14 (nouvel onglet)).

Et pour un collaborateur ou un remplaçant ?

Le collaborateur libéral exerce en toute indépendance et peut se constituer une clientèle personnelle ; son contrat doit être écrit, à peine de nullité, et préciser notamment sa durée, la rémunération, les conditions d’exercice et les modalités de rupture (loi n° 2005-882, art. 18 (nouvel onglet)). Dans L’Ostéopathe, il reçoit le rôle de praticien et son propre profil, et ses notes portent son nom. Le titulaire invite aussi le remplaçant, avec les dates de sa mission : son accès se ferme seul après le dernier jour, et ses séances restent dans les dossiers, signées de son nom. Voir Pour les remplaçants et collaborateurs et notre guide La collaboration libérale entre ostéopathes.