Exporter ses données

Que contient l’archive ZIP ?

Tous les dossiers, consultations, rendez-vous, notes d’honoraires, tarifs et documents de votre cabinet : chaque jeu de données en CSV, les mêmes données en JSON, les documents des dossiers dans leur format d’origine et un mode d’emploi en français (LISEZMOI.txt). Les tarifs sont dans deux fichiers : actes.csv (le prix par défaut de chaque acte) et tarifs-praticiens.csv (le prix propre d’un praticien pour un acte, avec la date de sa dernière modification) ; un praticien facture son prix propre, sinon le prix par défaut. C’est votre droit à la portabilité (RGPD, art. 20 (nouvel onglet)). Chaque export complet figure ensuite dans la carte « Historique » de Paramètres › Import & export.

Comment remettre son dossier à un patient ?

Ouvrez le dossier du patient, puis choisissez « Exporter le dossier (PDF) » dans le panneau de droite : identité, antécédents, toutes les consultations et les schémas corporels, sur papier à en-tête. Un patient qui demande son dossier doit l’obtenir dans un délai d’un mois (RGPD, art. 12 et 15 (nouvel onglet)). Le même PDF sert à transmettre un dossier à un confrère, avec l’accord du patient.

Que contient le fichier CSV des notes ?

Une ligne par document, avec les colonnes : numéro, type (note d’honoraires ou avoir), statut, date, patient, payeur, praticien, montant HT, TVA, montant TTC, payé, reste dû, moyens de paiement, et l’avoir lié à la note s’il existe. Le fichier est séparé par des points-virgules et encodé en UTF-8 : il s’ouvre directement dans Excel. Les brouillons apparaissent avec la mention « Brouillon » à la place du numéro ; un patient dont le dossier est à accès restreint apparaît comme « Dossier restreint ». Chaque export est inscrit au journal d’accès du cabinet.

L’export des notes est ouvert aux rôles qui ont accès à la facturation : titulaire, praticien et assistant. Le secrétariat n’y a pas accès. Le PDF de chaque note se télécharge depuis la note, avec « Télécharger le PDF ».

Et l’export pour l’expert-comptable ?

Avec les offres Solo et Cabinet, Comptabilité › Export comptable propose le livre-journal des recettes et dépenses en CSV et un classeur Excel (synthèse par ligne de la 2035, livre-journal, kilomètres et remises), année par année.

Combien de temps conserver ces documents ?

Les documents comptables se conservent 6 ans (LPF, art. L102 B (nouvel onglet)) ; l’arrêté n° 83-50/A (nouvel onglet) impose de garder le double de la note 2 ans. Pour le dossier patient, le référentiel de la CNIL (nouvel onglet) retient 20 ans après la dernière prise en charge, un repère puisque aucune durée légale n’est fixée pour un ostéopathe libéral et que les ostéopathes n’y sont pas cités. Dans L’Ostéopathe, une note émise ne se supprime pas : elle reste dans Facturation, et une correction passe par un avoir.