Quitter son logiciel d’ostéopathie : que récupérer, que garder

Que vérifier avant de quitter son logiciel ?

L’export complet. Une liste de patients ne suffit pas : vérifiez que vous pouvez récupérer les consultations, les documents joints et les notes d’honoraires. Pour chaque type de données, notez le format proposé.

Des formats lisibles sans le logiciel. CSV, Excel et PDF s’ouvrent partout. Une sauvegarde dans le format propre au logiciel reste utile comme archive, mais elle est faite pour être restaurée dans l’outil qui l’a produite.

Le sort des données en fin de contrat. Quand votre éditeur héberge vos dossiers, il agit comme sous-traitant. Le RGPD prévoit qu’au terme de la prestation, le sous-traitant supprime toutes les données ou vous les renvoie, selon votre choix, sauf obligation légale de conservation (RGPD, art. 28, paragraphe 3, point g (nouvel onglet)). Votre contrat précise les modalités : délai, format, procédure.

Les frais de sortie. Le règlement européen sur les données (Data Act), applicable depuis le 12 septembre 2025, impose aux fournisseurs de services de traitement de données, logiciels en ligne compris, de faciliter le changement de fournisseur. Jusqu’au 12 janvier 2027, ils peuvent encore facturer le changement et l’export, mais seulement à hauteur des coûts que cela leur occasionne ; à partir de cette date, plus aucun frais (Commission européenne (nouvel onglet)). Demandez par écrit si l’export est facturé, et combien.

Que reprend L’Ostéopathe de votre ancien logiciel ?

La liste de vos patients, depuis un fichier CSV ou Excel (.xlsx) de 10 Mo et 20 000 lignes au plus. Trois points de départ sont prévus : un tableur ou un autre logiciel, l’export patients de Doctolib, l’export CSV d’Osteo2ls ; dans tous les cas, vous vérifiez l’association de chaque colonne, car les intitulés varient d’un compte à l’autre.

• Repris : identité (nom, prénom, nom de naissance, sexe, date de naissance), coordonnées (téléphones, e-mail, adresse) et, si votre fichier les contient, profession, médecin traitant, mutuelle, « adressé par », notes et antécédents en texte libre, identifiant dans l’ancien logiciel.
• Non repris : les consultations, les rendez-vous, les notes d’honoraires et les documents de l’ancien logiciel. Les fiches en PDF et les documents se joignent ensuite aux dossiers, un par un.
• Les doublons : une ligne qui a les mêmes nom, prénom et date de naissance qu’un patient existant, ou le même identifiant d’origine, est signalée. Vous l’ignorez, vous complétez le dossier existant (seuls les champs vides sont remplis) ou vous créez quand même. Réimporter le même fichier ne crée pas de second dossier pour un patient déjà importé avec son identifiant.

L’import est inclus dans tous les plans. Le plan Gratuit couvre 1 praticien et 10 nouvelles consultations par mois ; pour toute votre activité ou une équipe, voir Solo et Cabinet sur la page Tarifs. Le détail de l’import est sur la page import de données. Vous venez de Webosteo ? Voir migrer depuis Webosteo. Vous utilisez Doctolib pour la prise de rendez-vous ? Voir Doctolib et L’Ostéopathe.

Que faire de l’historique de facturation ?

Vos anciennes notes ne se ressaisissent pas : elles restent telles quelles, avec leur numérotation d’origine. Vos pièces comptables se conservent 6 ans (LPF, art. L102 B (nouvel onglet)) et le double de chaque note au moins 2 ans (arrêté n° 83-50/A, art. 4 (nouvel onglet)). Exportez-les en PDF et au format tableur avant de perdre l’accès à l’ancien outil.

Dans le nouvel outil, une numérotation distincte de l’ancienne, avec son propre préfixe, évite que deux notes d’une même année portent le même numéro (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 (nouvel onglet)). L’Ostéopathe tient une série de numérotation continue et sans trou, commune au cabinet ou propre à chaque praticien : vous choisissez son préfixe, son format et son premier numéro jusqu’à la première note émise. Voir garder l’historique de facturation en changeant d’outil.

Combien de temps garder l’accès à l’ancien logiciel ?

Pour les dossiers, aucune durée légale n’est fixée pour un ostéopathe libéral. Le référentiel de la CNIL (nouvel onglet) des cabinets médicaux et paramédicaux retient 20 ans après la dernière prise en charge (5 ans en base active, 15 ans en archive). Les ostéopathes n’y sont pas cités : prenez-le comme repère. Vos exports doivent donc rester lisibles et rangés en sécurité pendant toute cette durée, sur un support chiffré (durée de conservation du dossier patient).

Combien de temps dure un changement de logiciel ?

Le plus long est souvent d’obtenir des exports complets de l’ancien éditeur, surtout quand ils passent par une demande. Dans L’Ostéopathe, l’import se fait vous-même, en une seule opération une fois les colonnes vérifiées. Fixez une date de bascule : avant, vous préparez ; à partir d’elle, chaque nouvelle séance et chaque nouvelle note se font dans le nouvel outil, et l’ancien ne sert plus qu’à consulter l’historique.