Configurer la facturation

Comment fonctionne le format de numérotation ?

Le format combine du texte et des balises : {YYYY} pour l’année, {MM} pour le mois, {seq:5} pour le numéro sur 5 chiffres, {PREFIX} pour le préfixe. Le format créé à l’ouverture, {YYYY}-{seq:5}, donne 2026-00001, puis 2026-00002.

L’Ostéopathe tient une série de numérotation commune au cabinet, continue et sans trou ; vous la paramétrez (nom, préfixe, format, remise à zéro, premier numéro) jusqu’à la première note émise. Elle est commune à tous les lieux ; « Lieux concernés » permet de la rattacher à un lieu précis.

Une série par praticien, en cabinet de groupe ?

Par défaut, les praticiens du cabinet partagent la série commune. Si chacun facture en son nom, la carte « Numérotation par praticien » (affichée à partir de deux praticiens) donne à l’un d’eux sa propre série : préfixe à ses initiales, format {PREFIX}-{YYYY}-{seq:5}, par exemple CD-2026-00001 pour Claire Dubois. Le préfixe et le format se règlent comme ceux de la série commune, jusqu’à la première note émise dans cette série. Ses prochaines notes, brouillons compris, y sont numérotées ; les numéros déjà émis ne changent pas, et la série reste attachée à ce praticien. Un avoir reste dans la série de la note qu’il annule.

Il n’est pas possible de créer d’autres séries, par lieu ou par activité : chaque note porte déjà le nom et les identifiants du praticien qui a fait la séance, ainsi que le lieu de la séance, et l’export CSV se filtre par praticien.

Comment se passe l’encaissement ?

1. 01En fin de séance, « Terminer la séance », puis « Facturer » : un brouillon s’ouvre avec l’acte qui correspond au modèle de consultation (à défaut, le premier de la liste).
2. 02Ajustez les actes, la mention de TVA d’une ligne si besoin, et le payeur (par défaut le patient ; pour un enfant, le parent qui règle). La carte « Lieu de la séance » propose « Au cabinet » (l’adresse du lieu), « À domicile » ou « Ailleurs », avec l’adresse saisie.
3. 03« Émettre et encaisser » (⌘ Entrée) : moyen de paiement, montant reçu, et pour un chèque son numéro, sa banque et son tireur. Ou « Émettre sans encaisser », puis « Enregistrer un paiement » plus tard.
4. 04Le numéro définitif est attribué à l’émission. La note imprime le lieu de la séance, puis le total HT, la ligne « TVA : non applicable » et le total TTC. « Télécharger le PDF » pour remettre la note au patient, ou « Envoyer par e-mail » pour la lui adresser, PDF joint ; « Renvoyer par e-mail » si besoin.

Quels autres documents produire depuis l’écran Facturation ?

• Duplicata : depuis la note, « Duplicata » réimprime la note avec la mention « Duplicata », même numéro et mêmes montants.
• Note multi-séances : menu « Autres documents » de l’écran Facturation, ou onglet « Factures » du patient. Elle regroupe plusieurs séances terminées d’un même patient sur une seule note.
• Récapitulatif annuel : au même endroit, les notes acquittées d’une année, pour la mutuelle du patient. Ce n’est pas une facture : il cite les numéros des notes, qui seuls font foi.
• Affiche des honoraires : un PDF de vos tarifs, à afficher dans le lieu d’accueil, généré à partir de Paramètres › Actes & tarifs, avec une section par praticien quand leurs prix diffèrent.
• Export CSV : « Exporter (CSV) » télécharge les notes et avoirs de la liste, voir Exporter ses données.

Et l’information écrite préalable dès 70 € ?

Quand les honoraires atteignent 70 €, l’information écrite préalable est due avant la séance (arrêté du 30 mai 2018, art. 7 (nouvel onglet)). L’Ostéopathe affiche alors un bandeau « Information écrite préalable » sur la consultation en brouillon et dans la fiche du rendez-vous. « Préparer » ouvre le document (description des actes, montant des honoraires) ; imprimez-le et faites-le signer, ou « Envoyer par e-mail », puis « Marquer comme remise ».

Et si une note émise est fausse ?

Une note émise ne se modifie pas. « Créer un avoir » l’annule intégralement, avec un nouveau numéro de la même série et le motif imprimé ; vous émettez ensuite une note corrigée. Un brouillon, lui, n’a pas de numéro : le supprimer ne crée aucun trou.