Importer votre tableur dans L’Ostéopathe en quatre étapes
Exporter — Dans Excel, Numbers ou LibreOffice, enregistrez la liste au format .xlsx ou CSV, avec une ligne de titres en haut.
Déposer — Paramètres › Import & export › « Importer un fichier », source « Tableur ou autre logiciel ». Le fichier est lu en mémoire et n’est jamais enregistré ; seuls son nom et le rapport restent dans l’historique.
Associer — Les titres courants (Nom, Prénom, Né le, Tél., Portable, CP) sont reconnus d’office ; vous vérifiez chaque colonne et le format des dates.
Valider — Vous voyez les lignes prêtes, à corriger et en doublon, puis vous importez. Un rapport se télécharge ; l’import s’annule depuis l’historique.
Que faire de chaque support ?
| Critère | Pendant la bascule | Combien de temps le garder |
|---|---|---|
| Fiches patients papier | Numérisées au fil des visites et jointes au dossier ; l’original est gardé | Repère CNIL : 20 ans après la dernière prise en charge |
| Tableur des patients | Importé dans L’Ostéopathe, après vérification des colonnes | Avec vos dossiers s’il contient des informations de suivi |
| Notes d’honoraires (carnet, tableur) | Conservées telles quelles | 6 ans pour les pièces comptables ; double de la note au moins 2 ans |
| Livre des recettes | Conservé tel quel ; la suite se tient dans le nouvel outil | 6 ans (LPF, art. L102 B) |
Supports papier et tableur : usage pendant la bascule et durée de conservation (état au 20 octobre 2026) · Le référentiel de la CNIL ne cite pas les ostéopathes : la durée de 20 ans est un repère. Faites valider vos durées comptables par votre expert-comptable.
Passer du papier ou du tableur à L’Ostéopathe
Faites l’inventaire
Séparez les patients vus ces derniers mois des dossiers anciens. Les premiers passent dans L’Ostéopathe ; les autres restent archivés.
Préparez une liste propre
Une ligne par patient, une colonne par information : nom, prénom, date de naissance, téléphone, e-mail, adresse. Supprimez les lignes vides et les sous-totaux.
Testez l’import avec un fichier fictif
Gardez la ligne de titres de votre liste et remplacez les lignes par trois ou quatre patients inventés : importez ce fichier, vérifiez les colonnes et l’aperçu, puis annulez l’import depuis l’historique.
Configurez vos notes d’honoraires
Vos mentions une fois pour toutes, puis la série de numérotation du cabinet : un préfixe distinct de vos anciennes notes, à choisir avant la première note émise.
Créez vos vrais patients, hébergement certifié en place
Quand la page Sécurité nomme l’hébergeur certifié HDS, importez votre vraie liste ou créez vos patients à la main, en commençant par les patients actifs ; nom, prénom et date de naissance suffisent.
Numérisez au fil des visites
Quand un patient revient, numérisez sa fiche, joignez-la à son dossier, épinglez ses antécédents importants et complétez l’anamnèse avec la trame adaptée.
Archivez le papier
Dans une armoire fermant à clé, pour la durée de conservation. Notez où se trouve chaque série d’archives.
Faut-il tout ressaisir pour passer au logiciel ?
Non. Ce qui compte au quotidien, c’est de retrouver un patient et de voir ses antécédents importants. Créez d’abord la liste de vos patients actifs. Le reste du dossier se complète à la première séance dans L’Ostéopathe : vous numérisez la fiche papier, vous la joignez au dossier et vous reprenez l’essentiel dans l’anamnèse, avec une trame adaptée au profil.
Les patients que vous ne revoyez plus n’ont pas besoin d’être créés : leurs fiches restent dans vos archives. S’ils reviennent un jour, vous créez leur dossier au moment du rendez-vous.
L’import est inclus dans tous les plans. Le plan Gratuit couvre 1 praticien, 10 nouvelles consultations par mois et 500 Mo de documents ; si vous numérisez beaucoup de fiches ou voyez plus de patients, voir Solo et Cabinet sur la page Tarifs.
Comment préparer son tableur pour l’import ?
L’import de L’Ostéopathe part d’un fichier CSV ou Excel (.xlsx), de 10 Mo et 20 000 lignes au plus (import de données). Pour que l’association des colonnes soit simple :
- une seule feuille, une ligne par patient, une ligne de titres en haut ;
- une information par colonne ; l’adresse dans ses propres colonnes (adresse, code postal, ville) ;
- pas de cellules fusionnées ni de lignes de sous-total ;
- les notes de suivi dans une colonne à part, à associer au champ « Notes » ou « Antécédents ».
Ce que vous n’avez pas besoin de corriger. L’Ostéopathe reconnaît les intitulés courants (Nom, Prénom, Né le, DDN, Tél., Portable, CP, Mutuelle…), découpe une colonne unique « Nom Prénom » (DUPONT Marie, Marie DUPONT ou Dupont, Marie), remet le zéro perdu en tête d’un numéro de téléphone ou d’un code postal, garde le premier numéro quand une cellule en contient deux, et lit les dates au format 14/03/1985, 14-03-1985, 1985-03-14 ou au format date d’Excel. Il lit aussi les civilités (Mme, M., F, H) et met en forme un prénom tapé en capitales.
Un ancien fichier .xls doit être réenregistré en .xlsx ou en CSV. Pour vos essais, un fichier fictif qui garde vos titres de colonnes suffit. Le pas à pas, écran par écran, est dans l’aide : importer ses patients.
Que faire des fiches papier ?
Gardez-les. Aucune durée légale n’est fixée pour le dossier d’un ostéopathe libéral. Le référentiel de la CNIL (nouvel onglet) pour les cabinets médicaux et paramédicaux retient une conservation de 20 ans après la dernière prise en charge : 5 ans en base active, puis 15 ans en archive. Les ostéopathes n’y sont pas cités : c’est un repère (durée de conservation du dossier patient). Le même référentiel recommande de ranger les dossiers papier dans des locaux sécurisés ou une armoire fermant à clé, et de détruire avec un broyeur les documents devenus inutiles.
La copie numérisée sert au quotidien ; par prudence, gardez l’original pendant toute la durée de conservation.
Et les anciennes notes d’honoraires ?
Elles restent telles quelles. Vos pièces comptables se conservent 6 ans (LPF, art. L102 B (nouvel onglet)), et le double de chaque note au moins 2 ans (arrêté n° 83-50/A, art. 4 (nouvel onglet)). L’Ostéopathe tient une série de numérotation continue et sans trou, commune au cabinet ou propre à chaque praticien : avant la première note émise, donnez-lui un préfixe qui la distingue de vos anciennes notes, ou indiquez le premier numéro pour poursuivre votre séquence. Voir la numérotation des factures et garder l’historique de facturation en changeant d’outil.
Checklist de démarrage
Liste des patients actifs prête (tableur propre ou liste papier)
Lignes vides et sous-totaux supprimés, une ligne de titres en haut
Import testé avec un fichier fictif, puis annulé
Paramètres › Import & export › « Importer un fichier ».
Mentions des notes d’honoraires configurées dans L’Ostéopathe
Série de numérotation paramétrée avant la première note, avec un préfixe distinct
Numéro de la dernière note manuscrite noté
Vrais patients créés une fois l’hébergeur certifié HDS nommé sur la page Sécurité
Rapport d’import vérifié si vous importez un tableur.
Fiches papier rangées sous clé
Avec un repère de l’emplacement de chaque série d’archives.
Carnets et livre des recettes archivés pour 6 ans
Sources
Textes et pages officielles consultés pour rédiger cette page.
- [1]Référentiel CNIL des cabinets médicaux et paramédicaux (durées de conservation, sécurité des dossiers papier)CNIL · cnil.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [2]Délibération CNIL n° 2020-081 (référentiel des cabinets médicaux et paramédicaux)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [3]Livre des procédures fiscales, article L102 B (conservation des documents)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
- [4]Arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983, article 4 (double de la note conservé deux ans)Légifrance · legifrance.gouv.fr · consulté le 19 octobre 2026
Questions fréquentes
Puis-je numériser mes fiches et jeter le papier ?
Par prudence, non : gardez les originaux pendant toute la durée de conservation, et servez-vous de la copie numérisée au quotidien, jointe au dossier du patient dans L’Ostéopathe. Avant de détruire des originaux, demandez conseil, par exemple à votre assurance professionnelle, et détruisez-les ensuite avec un broyeur, comme le recommande le référentiel de la CNIL.
Combien de temps garder les fiches papier ?
Le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux retient 20 ans après la dernière prise en charge : 5 ans en base active, puis 15 ans en archive. Les ostéopathes n’y sont pas cités et aucune durée légale propre n’existe : c’est un repère. Rangez-les dans une armoire fermant à clé.
Mon tableur peut-il servir à l’import ?
Oui, s’il est au format .xlsx ou CSV, avec une ligne de titres et une ligne par patient. L’Ostéopathe reconnaît les intitulés courants, corrige les zéros perdus des téléphones et codes postaux, et lit la plupart des formats de date. Vous vérifiez chaque colonne et chaque ligne avant de valider ; le pas à pas est dans l’aide, à la page Importer ses patients.
Dois-je créer tous mes anciens patients ?
Non. Commencez par les patients actifs, importés depuis votre tableur ou créés à la main. Un ancien patient qui revient se crée au moment de son rendez-vous, et sa fiche papier numérisée se joint à son dossier. Les dossiers que vous ne rouvrez pas restent dans vos archives papier.